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概述

业务系统的单据生成总账凭证或责任凭证时,由于单据是描述原始业务的发生情况,并不按照会计要求记录科目或责任要素信息,此时就需要做转换,即根据会计科目或核算要素的核算内容,找出单据上字段的对应关系,并作为对照表记录下来,在生成凭证时根据单据上的相应字段内容通过这个对应关系找到适配的会计科目或核算要素。在由业务单据生成凭证时可能用到的入账科目或要素,均应该归类,并在这里进行定义。

操作指引

在该窗口左侧列示所有的来源系统类型,窗口右侧表头应选择生成的目标是总账凭证还是责任凭证,以及入账的财务核算账簿或责任核算账簿,只有这几要素确定后才能编辑分类定义。

  1. 增加一条分类定义的记录后,确实相关影响因素,注意影响因素的顺序;
  2. 根据前面所选择的影响因素定义对照表,并设置对应的会计科目或责任要素;
  3. 设置完对照表,再设置默认的入账科目或要求;
  4. 保存,再设置下一条。
关键应用
设置对照表可采用匹配的功能批量设置,或者也可通过导入的功能快速设置。

字段

生成目标:拟定义生成的目标凭证是总账凭证、责任凭证,还是财税差异凭证或自制消耗单凭证,参照选择。
账簿_账簿类型/责任会计_管控范围:根据“生成目标”的选项值提供可选值,即生成目标是总账凭证时,显示账簿_账簿类型,生成目标选为责任凭证时,显示责任会计_管控范围;拟定义生成哪类账簿类型/管控范围的目标凭证,可参照账簿类型/管控范围进行选择。
编码/名称:由用户自行定义,系统默认提供的不建议修改。
影响因素:编辑状态下可选,根据影响因素的取值所对应的关联表进行设定,所设置的不同取值会在主界面下方的子表中分行显示。
科目关联信息默认值/责任会计_要素关联信息默认值:编辑状态下可选,该分类所对应的默认入账科目/要素,当存在对照表明细记录时,以对照表明细记录的入账科目为准,若匹配不到对照表的详细信息时取本默认值。
(对照表)科目关联信息:显示对应分类的对照表详细信息。

分类定义

按钮

恢复集团设置:如果所选的来源系统+生成目标+核算账簿所在的账簿类型已经在集团进行了设置,那么集团设置的对照表自动共享给当前组织了,组织可以把集团设置变为组织私有的对照表,并进行修改,以满足个性化的要求。但如果组织自己修改不想要了,可以通过该按钮,删除组织定义的私有记录,重新恢复为集团设置的内容;
复制:可以把组织设置的分类定义复制到其他组织使用。

对照表

按钮

匹配:可批量选择多个档案,由系统生成生成对照关系;
上移、下移:由于单据上的字段匹配对照表是有先后顺序的,匹配到第一条了,就不再匹配其他对照关系了,所以优先级高的应放在上面先匹配;这通过上移和下移来完成。

典型应用
支持非末级档案匹配档案类型

作为影响因素,支持档案自动包含下级,所有有上下级结构的档案类型均支持,例如:
存货分类、资产类别、增减方式、使用状况、地区分类、项目管理档案、收支项目、部门等。

设置对照表应该注意哪些事项?

在进行科目对照设置时,应注意
1.如果入账的影响因素较多时,影响因素将按照优先级顺序前后排列。影响因素的优先级以在影响因素设置时的上下顺序为标准。
2.在对照表中,系统查找符合条件的单据信息时,按影响因素的从前往后进行执行,以便按影响因素顺序对应不同级别的入账科目,可以参照案例1。
3.如果所有影响因素相同时,不能定义不同的入账科目,可以参照案例2。
案例1

收发类别(影响因素1) 存货分类 (影响因素2) 入账科目 说明
生产领用 零部件 生产成本—半成品 领用零部件
生产领用 原材料 生产成本—原材料 领用原材料
其他领用 办公类 管理费用-办公费 领用办公用品
在案例1中,影响因素1相同时,根据顺序按影响因素2确定的入账科目。
案例2
收发类别(影响因素1) 存货分类 (影响因素2) 入账科目 说明
生产领用 原材料 生产成本—半成品 领用零部件
生产领用 原材料 辅助生产成本—原材料 领用原材料
在案例2中,因为所有的影响因素相同,所以第二条记录不能正常保存。
是否应该在分类定义上设置默认入账科目(要素)?

设置这个需要慎重,因为设置了默认入账科目(要素),能保证在对照表设置不完整时,顺利生成凭证,但凭证生成的是否正确,需要看实际情况了,有时候在对照表没有完整匹配时,设置了默认入账科目(要素),反而不利于及时发现问题,所以设置默认值需要根据情况判断,不是设置了就是好的。

注意

1.修改默认入账科目(要素)和对照表记录时需慎重,因为可能造成对实时凭证重算时导致找不以合符合条件的科目。
2.对照表不允许重复设置,因为这会造成系统的误判。
3.空值代表全部,一般在设置对照表时,注意为空的记录放在最后面,以免先行匹配,导致生成错误。
4. 在对照表中只有在选中一行记录时,才能处理〖插入〗按钮。没有选中记录,或者同时选中多行记录,不能处理〖插入〗按钮 。 允许连续插入多行记录后一次保存。
5.在业务单元设置时,必须先确定入账的核算账簿才可以设置对照表,参照的科目是核算账簿使用的科目表内容。
6. 对照表设置后,影响因素请慎重修改,特别是减少影响因素,可能会造成严重错误。

常见问题

集团设置的对照表组织不想使用怎么办?

集团增加的分类定义组织自动是可见了,组织也可以再增加自有的分类定义。

集团设置的对照表默认组织可以直接使用,但如果组织有个性化要求,想自己定义,可以在上面修改,则该对照表内容自动变为组织私有;如果组织修改了影响因素的,对照表也自动变为组织私有。

如何快速地录入对照表?

有两个方法:

  1. 使用匹配功能,批量设置;
  2. 可以先设置一条对照表,导出至EXCEL文件,然后以EXCEL文件作为模板,导出的一条记录作为样本,录入其他对照表,再导入到系统中,保存即可。
当直接用单据上的科目(要素)字段生成凭证还用再设置对照表吗?

不用了,可在定义转换模板上直接引用单据上的科目(要素)即可。

相关术语

影响因素  

相关操作

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